KNAW Handleiding Pure

Print versie

Pure is the research information management system of KNAW. It provides a central point of access to the research related information of all KNAW research institutes. Pure serves as the trusted repository of KNAW and used for:

  • Registering and managing diverse research outputs and activities of KNAW research institutes;
  • Showcasing research outputs of all KNAW researchers via KNAW Pure portal;
  • Making general report of any KNAW outputs particularly reporting in support of periodical management reports and Standard Evaluation Protocol (SEP) evaluations and assessments.

Importance of Pure vs. Commercial services and providers (such as Web of ScienceScopusResearchGate.netAcademia.edu, etc.) is to sustainably keep all research outputs produced by KNAW research institutes in one central place. This makes it more efficient to maintain and manage research information related to KNAW and to track their productivity and impact.

Registreren en valideren

Pure is een web-based systeem. Je kan je aanmelden vanaf elke computer met een internetaansluiting. De startpagina is www.pure.knaw.nl

Deze startpagina is de Pure Portal, met recent toegevoegde resultaten van de KNAW-instituten. Rechts onderin vind je de inlogknop:

Alternatief kun je inloggen via de link: https://pure.knaw.nl/user.

Je wordt vervolgens doorgeleid naar de inlogpagina. Klik daar het icoontje van je instituut aan, of zoek de naam van je instituut op. Vervolgens kun je inloggen met de gebruikersnaam en het wachtwoord dat je ook gebruikt om je aan te melden op je werkplek.

Na aanmelding verschijnt je persoonlijke startpagina in Pure. In Pure zijn deze verdeeld over de categorieën, Research output en Activities.

De informatie in Pure is hiërarchisch gestructureerd. Bijvoorbeeld: Onder de noemer ‘Research Output’ vind je verschillende publicatietypes (tijdschriftartikelen, boekhoofdstukken, boeken, rapporten etc). Elk van deze publicatietypes is vervolgens weer onderverdeeld in één of meer ‘subtypes’.De groepering van de subtypes wordt niet bepaald wordt door hun inhoudelijke samenhang, maar door de ‘template’ (publicatietype) waarop het type is gebaseerd (zie onderstaande illustratie). Dit verklaart waarom bijvoorbeeld het ‘redacteurschap van een special issue onder de research output > contribution to journal/periodical valt, terwijl het logischer zou zijn om dit type als activiteit (publication peer-review and editorial work) te laten vallen.Content-template-types

Van de content types zijn er vier van belang in de context van deze handleiding:

    • Research output: alle vormen van publicaties die vastliggen en bibliografisch te traceren zijn. Bijvoorbeeld gedrukte en digitale tijdschriftartikelen, boeken en congresverslagen (proceedings).

    • Activities: resultaten die niet zijn vastgelegd in een publicatie, bijvoorbeeld lezingen, onderwijsactiviteiten, lid van een redactie.

    • Prizes: prijzen/erkenningen die zijn behaald door/toegekend aan de onderzoeker op voordracht van en door een (wetenschappelijke) jury/peers. Te denken valt hierbij aan een fellowship, toetreding tot een genootschap, toekennen van de Heinekenprijs, een Koninklijke onderscheiding, een leerstoel, etc.

    • Press/Media: Mediaoptredens waarin een onderzoeker van het instituut een interview of ‘expert comment’ geeft, of waarin een onderzoek, product of maatschappelijke activiteit van het instituut wordt besproken. Onder media wordt verstaan kranten, weekbladen, radio, televisie en vakbladen. Voor online media is het zinvol als kwalitatief criterium te hanteren of het medium een redactie heeft vergelijkbaar met die van andersoortige media (kranten, tijdschriften).

Naast deze vier zijn er ook nog de content types, Dataset, Application, Grant en Project: Hoewel er bij een aantal instituten wel gebruik van wordt gemaakt, zijn er nog geen KNAW brede afspraken gemaakt over het gebruik van deze content types. In deze handleiding wordt daarom niet verder ingegaan op het vastleggen van deze content. Onderzoekers die hier vragen over hebben kunnen deze voorleggen aan de Pure beheerder van hun eigen instituut.

Bij Research output horen alle vormen van publicaties die vastliggen en bibliografisch te traceren zijn. Bijvoorbeeld: gedrukte en digitale tijdschriftartikelen, boeken, papers van een congres, of webpublicaties.

Publicatietype bepalen

Vanuit je persoonlijke pagina, die opstart Wanneer je inlogt in Pure, kun je een nieuwe publicatie invoeren door te klikken op

of het plus-teken dat achter ‘Research output’ verschijnt wanneer je daar je cursor overheen beweegt.


Kies het publicatietype dat je wilt invoeren:


Elke type bevat op zijn beurt één of meerdere subtypes. Helpteksten geven een nadere toelichting op het type.

Betreft alle artikelen variërend van artikelen in academische tijdschriften tot krantenartikelen (door de onderzoeker geschreven).

NB: Artikelen die over een onderzoeker zijn geschreven, worden vastgelegd onder het contenttype Press/Media.

Pure heeft geen apart veld voor de gegevens van het gerecenseerde werk. Dat wordt vooralsnog als volgt opgelost. Vul in het titelveld eerst de titel van de boekbespreking in (als de bespreking een eigen titel heeft) en vervolgens tussen vierkante haken [Review of: auteur (jaar van uitgave) titel]. Bijvoorbeeld:

Betreft het (gast)redacteurschap van een bijzonder uitgave van een tijdschrift.

NB: Het (langdurige) redacteurschap voor een tijdschriftserie wordt als activiteit vastgelegd: Activities > Publication peer-review and editorial work > Editorial activity.

Een op zichzelf staand, gepubliceerd werk waarin één of meerdere onderwerpen uitvoerig worden behandeld, veelal geschreven door één, of meerdere samenwerkende auteur(s). Kan ook als volume binnen een thematische serie zijn gepubliceerd. Een boek heeft meestal een ISBN.

In Pure worden boeken onderscheiden naar de doelgroep waarvoor ze zijn geschreven. Dat kan zijn: wetenschappelijke vakgenoten (peers), of (beroepsgroepen in) de maatschappij. Dit wordt aangegeven via de classification (scientific/professional/popularizing). Met dit onderscheid wordt aangesloten bij het in het SEP gemaakte onderscheid tussen het wetenschappelijke en maatschappelijke domein. Het is nadrukkelijk geen indicatie van de wetenschappelijke kwaliteit van het onderzoek dat aan het boek ten grondslag ligt.
id: [return_post_id]

[beschrijving volgt]

Bijdragen aan een congres, seminar of workshop die als bestand (paper, abstract, poster) beschikbaar zijn, maar niet zijn opgenomen in een officiële publicatie, zoals een conference proceedings.NB: De betreffende paper, abstract of poster dient wel in Pure geüpload te worden.

Congresbijdragen die wel in conference proceedings gepubliceerd zijn komen onder ‘Chapter in book/volume’.

Wanneer je als spreker, organisator, voorzitter of lid van een panel aan een congres of andere bijeenkomst een bijdrage hebt geleverd, voer je dit in als activity:

  • Talk or presentation (wanneer je als spreker hebt opgetreden)
  • Participating in or organising an event (elke andere betrokkenheid)

Hieronder ook webarticles en online papers. Het gaat hierbij nadrukkelijk niet om papers die in een tijdschrift of ander periodiek verschijnen. Bijvoorbeeld een vroege versie van een artikel dat (online) beschikbaar is gemaakt om feedback te krijgen of ideeën uit te wisselen. Ook wel bekend als ‘grijze literatuur’. Het verschil tussen een webarticle en online paper, is dat een webarticle afgestemd is om online gepubliceerd te worden. Een online paper is niets anders dan een paper die online beschikbaar is gemaakt.

Een artikel dat geplaatst is op een online discussieforum of website, bijvoorbeeld de website van je instituut.

NB 1: Wanneer een paper in een online tijdschrift verschijnt, voer je het in onder  Contribution to journal/periodical > Article.

NB 2: Het komt voor dat een blog/online platform gaandeweg uitgroeit tot een publicatievorm die sterk overeenkomt met een tijdschrift. Als hiervan sprake is kan het artikel ook ingevoerd worden als Contribution to journal/periodical > Article.

Voorwaarde is dat het blog/online platform voldoet aan een aantal eisen:

  • Er kan een redactie (‘editorial board’) geïdentificeerd worden.
  • Bijdragen aan het blog/online platform worden inhoudelijk beoordeeld, door ofwel de editors of een onafhankelijke peer-review.
  • De bijdragen zijn persistent en bibliografisch naspeurbaar.

Onder ‘Non-textual form’ kunnen software, websites, databases en andere digitale of visuele producten vastgelegd worden.

NB: Een dataset is geen database; voor datasets is een apart content type in Pure beschikbaar.

NB 2: Hier gaat het zelden om producten die als doel op zichzelf worden ontwikkeld – dus bij de onderzoeksverantwoording is het zinvol deze producten in samenhang met de onderliggende onderzoeksprojecten te presenteren.

Hieronder worden afgeronde proefschriften vastgelegd van zowel interne promovendi als externe. Voor externe promovendi geldt de voorwaarde dat ten minste één van de promotoren een aanstelling heeft bij de KNAW en dat het promotieonderzoek inhoudelijk verbonden is aan het onderzoek van het instituut.

NB 1: Pure’s Personal users (onderzoekers) kunnen alleen hun eigen dissertatie vastleggen. Proefschriften van externe PhD kandidaten zullen daarom door de Pure beheerder van het instituut vastgelegd moeten worden.

NB 2: De begeleiding van PhD kandidaten kan ook als activiteit vastgelegd worden. In dat geval hoeft er geen sprake te zijn van een afgeronde dissertatie.

Activities > Teaching/Examination/Supervision > PhD supervision

NB 3: Als je in de leescommissie of beoordelingscommissie van een PhD-kandidaat hebt gezeten, kan dit ook als activiteit vastgelegd worden.

Activities > Teaching/Examination/Supervision > PhD candidate examination/review

Zodra je het geschikte type hebt gekozen voor het invoeren van je publicatie verschijnt een invulscherm. Alle velden met een * zijn verplicht.

De doelgroep waarvoor het werk is geschrevenscientific: voor peersprofessional: gericht op een specifieke beroepsgroep, bijvoorbeeld beleidsmakers, medische professionals of docenten.popularizing: voor het brede publiekNB: Deze categorieën zullen in een volgende versie van Pure vervangen worden door de met categorieën ‘academic’ en ‘societal’ uit het Standaard Evaluatie Protocol (SEP). Voor activiteiten is dat al het geval.

Heeft betrekking op wetenschappelijke tijdschriften/uitgevers die hun publicatiebeleid baseren op een systeem van kwalitatieve beoordeling door vakgenoten (peers). Beoordeling door alleen de editor(s) van een tijdschrift geldt in principe niet als peer-reviewed/refereed, tenzij er een editorial board is waarvan de leden als expert gelden en een onafhankelijk oordeel kunnen uitspreken over het ingediende artikel. Bij onduidelijkheid of een artikel refereed is, of als er twijfels zijn over de onafhankelijkheid van het referee-proces, wordt het artikel beschouwd als non-refereed. In navolging van wat bij andere onderzoeksinstellingen gebruikelijk is, worden letters to the editor, bijdragen aan de comment/debate secties, recensies en editorials als non-refereed wetenschappelijk artikel geregistreerd en gerapporteerd.

NB: Hoeft voor de KNAW niet op gerapporteerd te worden.

Registratie in Pure: Eerst moet de publicatie geclassificeerd worden als ‘scientific’. Daarmee wordt het veld ‘peer-reviewed’ geactiveerd.

NB: Niet alle output types kunnen als peer reviewed aangeduid worden. Wordt alleen getoond wanneer gekozen is voor de publication category ‘scientific’.

De publicatiefase van een artikel of ander werk dat ter publicatie is aangeboden bij een uitgever of tijdschrift.

Registratie in Pure: Verplicht veld. Vooropgesteld dat de publicatie reeds is verschenen, volstaat het om hier alleen de status ‘published’ in te vullen. Ook het publicatiejaar is verplicht (vul indien mogelijk de volledige publicatiedatum in).

Alleen records die de status ‘published’ hebben worden meegeteld bij de beoordeling van je instituut.

De volgende statussen worden onderscheiden:

  • in preparation: het manuscript (artikel, boek, etc.) is nog niet afgerond
  • submitted: het manuscript is afgerond maar nog niet geaccepteerd voor publicatie
  • accepted/in press: het manuscript is geaccepteerd voor publicatie
  • e-pub ahead of print: het manuscript is als publicatie beschikbaar op de website (van de uitgever), maar nog niet in print.
  • published: het manuscript is als publicatie beschikbaar op de website (van de uitgever) en/of in print
  • unpublished: een onuitgegeven manuscript.

Via de ‘role’ wordt de betrokkenheid bij de totstandkoming van de publicatie (of ander product) verduidelijkt.

Standaard staat je rol gedefinieerd als ‘author’ met je institutionele organisatie eenheid als affiliatie. Om dit te wijzigen, klik dan op ‘edit’ en pas de rol aan.

Met de optie ‘Add person’ kun je de co-auteurs van je publicatie toevoegen. Voor elke persoon die je toevoegt moet je ook de juiste rol toevoegen.

De rol ‘Editor’ wordt in rapportages ook gebruikt om een selectie te maken van redactionele activiteiten.

Het redacteurschap van boeken, special issues en bijzondere uitgaven worden als output vastgelegd, maar het doorlopend redacteurschap van tijdschriften en boekseries wordt vastgelegd onder Activities > Publication peer-review en editorial work.

Het redacteurschap van een special issue vul je in onder Contribution to journal/periodical > Special issue.

Let op: De gegevens die je onder ‘electronic version’ vastlegt worden gebruikt voor de Open Access rapportage van de KNAW. Voeg daarom altijd een elektronische versie van je publicatie toe.

Onder ‘electronic version(s)’ wordt (een link naar) de eigenlijke publicatie vastgelegd. Het kan gaan om de definitieve gepubliceerde versie, of om een ‘auteursversie’. In het laatste geval kan het gaan om een versie die de officiële versie vooraf is gegaan, of om een versie die na de officiele publicatie is gemaakt.

Je hebt hier drie keuzes: Je kunt een bestand uploaden, of – als het bestand al Open Access beschikbaar is op de website van de uitgever of in een ander repository – de Open Access gegevens via de DOI of de link naar de uitgeverswebsite vastleggen.

NB: Gebruik niet de ‘other links’ of ‘other files’ – Bestanden die hieronder worden vastgelegd worden niet als Open Access meegeteld.

Wanneer de publicatie vrij beschikbaar is via de website van de uitgever, kan volstaan worden met het toevoegen van de DOI of de link naar de website van de uitgever of het tijdschrift.
[return_post_id]

Hieronder worden de volgende waarden aangeboden:

  • Submitted manuscript: versie vóór het aanbieden van een publicatie aan een tijdschrift/uitgever, ook wel bekend als ‘preprint’;
  • Accepted author manuscript: finale, door de uitgever geaccepteerd versie waarin al het commentaar van de referenten is verwerkt, maar zonder de lay-out van de uitgever of het tijdschrift;
  • Proof: versie waarin de opmaak van de uitgever wel al in is opgenomen, maar door de uitgever als een voorlopige publicatie wordt aangeboden (bijvoorbeeld de E-pub ahead of print);
  • Publisher final version: de uiteindelijke uitgeversversie – wordt inhoudelijk niet meer gewijzigd;
  • Other version: elke versie die niet onder één van de bovenstaande types past.

[return_post_id]

Dit bepaalt de zichtbaarheid van het document voor de buitenwereld.

NB: Zolang een record niet is gevalideerd, zal ook het geüploade bestand voor de buitenwereld niet zichtbaar zijn. De validatie wordt periodiek gedaan door de Pure beheerder, deze zal ook de open access status van de publicatie controleren. NB: Ook als de zichtbaarheid van het record (‘visibility’) gezet is op ‘backend’ of ‘confidential’, wordt het record voor de buitenwereld verborgen.

De volgende public access statussen zijn beschikbaar:

  • Open: Het bestand is vrij beschikbaar via de website van de uitgever.NB: Hiermee wordt het bestand tevens toegankelijk gemaakt op het Pure portal.
  • Embargoed: Indien van toepassing. Als deze wordt gekozen zal Pure ook vragen om de periode in te voeren waarop het embargo van kracht is.
  • Restricted: Bestand is wel beschikbaar op de website van de uitgever, maar alleen onder bepaalde voorwaarden. Mag niet via Pure beschikbaar worden gemaakt.
  • Closed: Bestand staat achter een ‘paywall’ op de website van de uitgever en mag niet via Pure beschikbaar worden gemaakt.
  • Unknown: Het is niet bekend of niet duidelijk in welke mate het bestand beschikbaar mag worden gesteld via Pure.

id: [return_post_id]

Hiermee kun je een Creative Commons (CC) licentie toekennen aan je publicatie. Soms heeft een uitgever een CC licentie aan de publicatie toegekend. Ook is het mogelijk dat het je contractueel gezien vrij staat om zelf te bepalen onder welke voorwaarden je je publicatie aan het publiek beschikbaar stelt. Voor meer informatie over de Creative Commons licenties, zie: https://creativecommons.org/
[return_post_id]

Gebruik deze velden in geen geval om een versie van je publicatie in Pure te registreren/uploaden. Bestanden die hier worden vastgelegd worden niet meegeteld in de onderzoeksverantwoording.

id: [return_post_id]

Hier kunnen eventueel opmerkingen vastgelegd worden die niet passen in één van de andere velden maar wel relevant zijn, bijvoorbeeld als het gaat om een vertaling of herdruk of het artikel is al eens eerder verschenen in een ander tijdschrift of bundel.

Afhankelijk van wat er hierover binnen je instituut is afgesproken, kun je hier je publicatie relateren aan bijvoorbeeld een project. Ook kun je je publicatie relateren aan andere publicaties, of activiteiten.

Dit betreft de zichtbaarheid op het Pure portal en de webservices.

    • Public’ betekent dat het record – wanneer het gevalideerd is – getoond zal worden op het Pure portal (http://pure.knaw.nl/portal).

    • Campus’ houdt in dat het record wel getoond wordt op het Pure portal, maar alleen zichtbaar zal zijn binnen het KNAW (web)domein. Gebruik deze optie als je het record niet openbaar wil maken op het Pure portal.

    • Backend’ wil zeggen dat het record niet op het portal getoond wordt, maar wel voor iedereen vindbaar/zichtbaar is in Pure.

    • De optie ‘Confidential’ maakt dat het record alleen zichtbaar zal zijn voor jezelf, KNAW co-auteurs en de Pure beheerder van je instituut.

Follow these steps:

1.Go to: https://pure.knaw.nl/

2. Click + and then click Import from online source:

3. Select any of the following online sources:

Select Web of Science and search by entering the publication title, ID (Unique identifier), or author’s name and limit to Year range or Organisational unit name if available:

Select PubMed and search by entering title, author, organisational unit, or PubMed ID or DOI if available:

Select Mendeley and search by title, UUID, ISBN, DOI, author name or journal name and limit to publication year:

Select WorldCat and search by ID, title, author or organisational unit:

Select arXiv.org and search by title, author name or arXiv identifier:

Select Espacenet and search by patent number, inventor, applicant name and/or limit to year of patents or search title or abstract:

Select SciELO and search by title, abstract, author name, organisational unit name, or DOI and/or limit to the year:

Select EMBASE and search by title, author name, organisational unit name and/or limit to publication year:

Select CrossRef and search by DOI:

4. Then click Import:

5. Control the content and then click Import and review:

6. Finally Save the record:

Follow these steps:

1.Go to: https://pure.knaw.nl/

2. Click + and then click Import from file:

3. Select any of the following file formats:

BiBTEX:

RIS:

CERIF:

4. Paste the text or Import the file and click Save.

Wanneer tenminste alle verplichte velden (gemarkeerd met *) zijn ingevoerd, sla je het record op; klik daarvoor op ‘ Save’ onder in je scherm. De status van het record wordt op dat moment: ‘For validation’.

De Pure-beheerder controleert de bibliografische gegevens en vult waar nodig gegevens aan. Het record krijgt daarna de status ‘ Validated’.

Als het record daarna toch weer bewerkt wordt, wordt de status ‘for validation’. De beheerder krijgt te zien wat er aan het record gewijzigd is en kan de wijzigingen vervolgens accepteren.  Via comments (linksonder in het scherm) kunnen de gebruiker en de beheerder aanvullende informatie geven over de gemaakte wijzigingen.

Validated’ is de afsluitende ‘Workflow status’ in Pure voor publicaties. Activiteiten, prijzen, mediabijdragen, grants en projecten worden niet gevalideerd maar ‘goedgekeurd’ (approved). Maar in principe komt het op hetzelfde neer. Validated wil zeggen dat iemand binnen het instituut gecontroleerd heeft of het record correct is vastgelegd.

De lastigheid bij het valideren, is dat je enige ‘feeling‘ moet hebben met wat ‘de juiste manier’ is om outputs en activiteiten vast te leggen. Hiervoor is het nodig dat er duidelijke uniforme definities worden gehanteerd in Pure, maar ook dat er uniforme definities worden gebruikt voor de wetenschappelijke indicatoren die al dan niet door de instituten worden gebruikt bij de onderzoeksverantwoording.

Praktisch gezien zijn er dus twee vragen van belang bij de validatie:

  1. Is het resultaat correct geclassificeerd; staat het onder het juiste type?
  2. Zijn de gegevens bibliografisch correct (bibliografisch naspeurbaar) en compleet?

Validatie is ook van belang voor de online zichtbaarheid van de output en activiteiten. Resultaten die niet gevalideerd zijn worden ook niet op het Pure portal getoond en niet door NARCIS en andere online services (OpenAire, Google Scholar) overgenomen.

Het validatieproces in Pure is primair bedoeld als instrument om de geregistreerde outputs een ‘stempel van goedkeuring’ van het instituut te geven. Voor de jaarlijkse onderzoeksverantwoording worden alleen records in aanmerking genomen die de status ‘Validated’ hebben. De status bepaalt dus of het record bij de jaarlijkse onderzoeksverantwoording wordt meegeteld.

Aangenomen is dat degene die valideert hiertoe is gemandateerd door de directie van zijn instituut. In de praktijk is het vaak de Pure-beheerder van het instituut die de records valideert. Om die reden is het zeer wenselijk dat er binnen het instituut duidelijk is afgestemd op basis van welke criteria resultaten gewogen worden. In elk geval moet het duidelijk zijn hoe de in Pure gebruikte classificaties en types vertaald worden naar de wetenschappelijke indicatoren die bij de onderzoeksverantwoording (PBO) worden gebruikt. Voor een goede borging van de kwaliteit van de onderzoeksgegevens in Pure is het van groot belang dat de directie van het instituut met regelmaat overlegt met de Pure beheerder over de registratie, controle en validatie van de gegevens.

Voor een beheerder blijft het altijd mogelijk een resultaat ook na de validatie nog aan te passen, maar als een publicatie eenmaal is meegeteld bij een beoordeling betekent elke aanpassing dat de gerapporteerde aantallen mogelijk niet meer kloppen.

Aanpassingen in de volgende gegevens hebben impact op de verantwoordingscijfers:

  • Het template of type (van de output/activiteit/prijs/mediabijdrage)
  • De classificatie (academic/societal)
  • Het publicatiejaar
  • De publicatiestatus (submitted/accepted/ahead of print/published)
  • De auteurs, hun affiliaties en rollen
  • De zichtbaarheidstatus
  • Aanpassingen in de toegevoegde ‘electronic version(s)’ (heeft impact op de Open Access telling)

Wanneer een auteur/onderzoeker een gevalideerd publicatie- of activiteitsrecord aanpast, wordt het record voor ‘hervalidatie’ (re-validation) bij de beheerder aangeboden. De aanpassing is dan pas definitief als de beheerder de aanpassing accordeert (‘valideert’).

Behalve handmatig biedt Pure ook de mogelijkheid om gegevens uit de verschillende online bronnen te importeren: Web of Science, PubMed, Archiv, Worldcat en Mendeley.

Ook is het mogelijk te importeren via een Bibtex of RIS-bestand. Daarnaast is het mogelijk om een geautomatiseerde zoekopdracht op te laten zetten die periodiek de gegevensbronnen controleert op nieuwe toevoegingen. De Pure beheerder van je instituut kan dit  opzetten (indien dit niet reeds is gebeurd).

Onder ‘Activities’ registreer je onderzoeksactiviteiten zoals lezingen, redacteurschappen, lidmaatschappen van wetenschappelijke commissies, bestuurlijke functies, het verstrekken van adviezen, de organisatie van evenementen, etc.

Open in een nieuw venster

Zie hieronder voor een overzicht van de verschillende templates en activiteitstypes die je in Pure kan vastleggen:

  • Editorial activity
  • Publication peer-review

Hieronder plaats je redactionele activiteiten. Het gaat hier om een functie die niet één-op-één verband houdt met één bepaalde tijdschriftaflevering of boek, maar om een langdurige functie die wordt uitgeoefend voor de uitgever van een tijdschrift of seriewerk.

Rollen: Editor; Peer reviewer/referee; Editorial board member; Assistant editor.

Onder Editorial work kun je een keuze maken of je voor een tijdschrift, een uitgever of voor een congres (event) als redacteur hebt opgetreden.

Publisher gebruik je wanneer je bijvoorbeeld in de redactionele raad van een seriewerk of reeks naslagwerken hebt gezeten.

Event kan eventueel gebruikt worden om vast te leggen dat je als peer-reviewer of redacteur werkzaam bent voor een terugkerend internationaal congres.

Andere reviewing activiteiten

Als je als reviewer voor een onderzoeksvoorstel bent opgetreden voor bijv. het NWO, of lid was van een commissie die een onderzoekseenheid beoordeelt, plaats je deze onder ‘Memberships > Membership of research review committee’.

Review je (het proefschrift van) een PhD? Ga naar ‘Teaching/Examination/Supervision > PhD candidate reviewing/examination’.

  • Conference
  • Workshop, seminar
  • Festival/exhibition
  • Other event

Deelname aan of het organiseren van een kortdurend al dan niet terugkerend event (zoals congres, workshop, tentoonstelling, festival, etc.), niet zijnde het houden van een lezing of presentatie.

Rollen: Organiser, Member of programme committee, Chair, Contributor (actieve rol), Participant (passieve rol), Discussant.

Alle lezingen en presentaties – ongeacht of deze op een congres of workshop zijn gegeven worden onder ‘Talk or presentation’ vastgelegd.

Rollen: Speaker, Invited Speaker, Keynote speaker 

Uitzondering zijn Guest lectures die als onderdeel van een cursus/onderwijsprogramma zijn gegeven: deze worden onder ‘Teaching/Examination/Supervision > Teaching activity’ vastgelegd met als rol ‘Guest lecturer’.

LET OP: Over de rol van spreker op een congres, workshop, seminar of ander event zijn de volgende afspraken vastgelegd binnen de KNAW:

  • Invited speaker: spreker die door de organisatie is uitgenodigd;
  • Keynote speaker: spreker die door de organisatie is uitgenodigd en in het programma is aangekondigd als ‘keynote’;
  • Speaker: spreker die is uitgenodigd op grond van een voor het congres ingediende paper of abstract.

 Alle keynote sprekers zijn invited, maar niet alle invited speakers zijn keynote speakers.

Binnen deze categorie registreren we de verschillende rollen waarin je als onderzoeker gevraagd bent om advies te geven over onderwerpen die raken aan je expertise. Het kan gaan om betaald en onbetaald advies. Er is een speciale ‘indicator’ gemaakt om betaald advies te onderscheiden van niet betaald advies:

  • Commercieel
  • Nonprofit (paid)
  • Nonprofit (unpaid)

Rollen: Advisor

  • Membership of board
  • Membership of research review committee
  • Membership advisory board/council
  • Membership of jury
  • Other membership

Noteer hier lidmaatschappen van (wetenschappelijke) raden, besturen, commissies/committees, netwerken, ‘research review committees’. In de categorie ‘other membership’ kun je, indien relevant, lidmaatschappen kwijt van bijvoorbeeld werkgroepen, panels en stuurgroepen.

NB: Gangbaar zal je een activiteit onder ‘Membership’ plaatsen als er een zeker wetenschappelijk of maatschappelijk prestige aan het lidmaatschap zelf is verbonden.

Rollen: Member, Chair

Er worden in Pure vier type ‘membership’ onderscheiden:

  • Membership of board
    Bestuursfunctie gekoppeld aan de eigen wetenschappelijke expertise.
  • Membership of research review committee
    Lidmaatschap van commissies waarin onderzoeksvoorstellen, onderzoeks-programma’s, onderzoeksafdelingen of onderzoeksinstellingen worden geëvalueerd.
  • Membership of advisory board/council
    Lidmaatschappen van wetenschappelijke of maatschappelijke adviesgremia, gekoppeld aan de eigen wetenschappelijke expertise.
  • Membership of jury (prize/award)
    Lidmaatschap van jury’s die belast zijn met de beoordeling van kandidaten die voor een (wetenschappelijke) prijs of erkenning zijn voorgedragen.
  • Other memberships
    Alle lidmaatschappen die niet onder één van de bovenstaande types geplaatst kunnen worden.

Uitzonderingen:

  • Lidmaatschap van een redactie of ‘editorial board’: deze plaats je onder ‘Publication peer-review and editorial work’;
  • Lidmaatschap van de ‘programme committee van een congres‘ deze valt onder ‘Participating in and organising an event‘
    (rol: member of the programme committee)

NB: Het lidmaatschap van een expert werkgroep of adviesgroep, kan eventueel ook onder ‘expert advice’ geplaatst worden.

Wanneer je op uitnodiging van de externe organisatie voor langere tijd (minstens 1 maand) bij die organisatie onderzoek hebt gedaan c.q. lezingen hebt gegeven. Bijvoorbeeld een fellowship bij het NIAS.

Rollen: Visiting researcher

Let wel het gaat hier om een langdurig verblijf (min. 1 maand) bij een ander instituut, gedurende welk je in dienst bij de KNAW blijft.

Gastheerschap van een externe onderzoeker.

Rollen: Host

  • Teaching activity
  • PhD candidate reviewing/examination
  • PhD candidate supervision
  • Student/Intern supervision

Onderwijsgerelateerde activiteiten zoals het geven van cursussen en gastcolleges, alsook het begeleiden, examineren van PhD kandidaten of BA/MA studenten. Het gaat om werkzaamheden waar je vanuit je KNAW aanstelling bij betrokken bent, niet om onderwijsactiviteiten die voortvloeien uit een aanstelling bij een universiteit of hogeschool.

NB: Zodra de PhD zijn thesis heeft afgerond, kan deze door de Pure beheerder onder Research output vastgelegd worden.

Rollen: Supervisor, Reviewer (PhD), Examiner, Guest lecturer, Teacher, Organiser.Bijvoorbeeld:

  • Het verzorgen van een cursus of het geven van een gastcollege (voor studenten): Teaching/Examination/Supervision > Teaching activities
  • De begeleiding van een Bachelor of Master student: Teaching/Examination/Supervision > student/intern supervision

Rest-type voor alle activiteiten die niet onder één van de andere categorieën geplaatst kunnen worden.

Het veld  ‘category’ wordt gebruikt als onderscheidend criterium bij de onderzoeksverantwoording. Er kan gekozen worden tussen ‘wetenschappelijk‘ en ‘maatschappelijk‘.

Beoogd wordt de doelgroep waar de publicatie of activiteit op gericht is geweest: Dit zijn ofwel de wetenschappelijke peers (scientific) of een grotere maatschappelijke doelgroep (societal). Bij publicaties is maatschappelijk opgedeeld in professioneel en populariserend. Professionele doelgroepen zijn bijvoorbeeld: beleidsmakers, medische professionals of docenten. NB: De termen zijn afgestemd op de afspraken die de Nederlandse universiteiten onderling hebben gemaakt (VSNU verband).
id: [return_post_id]

Bij verschillende activiteiten moet een event of externe organisatie opgegeven worden. Hanteer hier de volgende vuistregels:

    • Gebruik de grootste overkoepelende gebeurtenis, dus als je bijvoorbeeld een workshop hebt georganiseerd als onderdeel van een congres, dan is het congres het event. Dat de activiteit een workshop behelsde, kan in de beschrijving van de activiteit worden opgenomen.
    • Als er behalve de activiteit geen herkenbaar ‘event’ te identificeren is, dan kan ter vervanging de organisatie die de activiteit georganiseerd/gehost heeft gebruikt worden (‘external organisation’).

Houd ook voor organisaties aan dat het om het grotere geheel gaat, dus geef niet de faculteit op, maar de universiteit.

De verschilende rollen die onderzoekers kunnen spelen in de uitvoering of tot standkoming van verschillende activiteiten en of events.

Hanteer hier het uitgangspunt: Als je geen passende rol kan vinden, dan past de activiteit die je wil vastleggen mogelijk niet goed onder het gekozen activiteitstype. Probeer daarom eerst of er wellicht een ander activiteitstype is waar de gewenste rol wel bij te vinden is. Als je echter concludeert dat er geen goede combinatie van type en rol te vinden is, neem dan contact op met de centrale Pure beheerder.

Pure houdt geen rekening met de datum(s) van de activiteit en de datum(s) van het event (bijeenkomst, congres, etc.) waar de activiteit mogelijk aan gekoppeld is. Let er op dat de data van het evenement aansluiten op de activiteit.
id: [return_post_id]

Bij sommige activiteiten kan aanvullende informatie ingevuld worden onder ‘indicators’.

<

Bijvoorbeeld bij het type ‘Expert advice’ kan aangegeven worden of het om een betaald of onbetaald advies gaat, of bij ‘Teaching/Examination/Supervision’, kan aangegeven worden om welk type student het gaat.

NB: Selecteer hier niet meer dan één waarde.

[return_post_id]

Bij de types onder Teaching/Examination/Supervision en het type Hosting a visitor’, kan ook de naam van de persoon vastgelegd worden die beoordeeld/begeleid is geworden.
[return_post_id]

Prijzen/erkenningen die zijn behaald door/toegekend aan de onderzoeker op voordracht van en door een (wetenschappelijke) jury/peers. Te denken valt hierbij aan fellowship, toetreding tot een genootschap, toekennen van de Heinekenprijs, een Koninklijke onderscheiding, een leerstoel, etc.

Rollen: Recipient
id: [return_post_id]

Onder Press/Media worden twee zaken vastgelegd:

  • Media contributions:
    Mediaoptredens en bijdragen waarin de onderzoeker bijvoorbeeld een interview heeft gegeven of als expert is opgevoerd in een radio- of tv programma.
  • Media coverage:
    Media-aandacht. Ook artikelen die worden geschreven over jou als onderzoeker of jouw onderzoek, worden hieronder vastgelegd.

NB: Een interview wordt gezien als een actieve bijdrage en daarom een ‘media contribution’. Het gaat dan om artikelen of nieuwsitems waarin je als onderzoeker centraal bent geplaatst.

Voordat je een media coverage item of media contribution kunt vastleggen, vraagt Pure je eerst een subtype te kiezen. Er zijn vier keuzes:

  • Expert comment: gebruik deze wanneer je wordt aangehaald/geciteerd of geïnterviewd op grond van je expertise;
  • Public engagement activities: Media-aandacht voor activiteiten/evenementen die het instituut voor het grotere publiek heeft opgezet en waarbij je als onderzoeker van het instituut bij betrokken was;
  • Research: Gebruik deze wanneer het onderzoek in de media wordt aangehaald of anderszins behandeld (NB meestal media coverage);
  • Other: Berichten in de media die niet onder een van de bovenstaande drie categorieën vallen.

Rollen: interviewee, ‘research cited’, contributor.
id: [return_post_id]

Media contribution of media coverage

Hieronder kun je bijdragen in de media (krantenartikelen, tv- en radio-uitzendingen, items in online media) vastleggen.

Subject & description


De registratie van een record onder ‘Press/media’ is wat afwijkend. Voor zowel media coverage als media contribution wordt je gevraagd om een onderwerp (verplicht veld) en een beschrijving te geven. Dit is omdat Pure aanneemt dat wanneer je onderzoek in de publieke belangstelling staat, er gangbaar meer dan één vermelding zal zijn in de verschillende media – kranten en vooral online media nemen vaak berichten van elkaar over. Je kunt daarom meerdere media coverage items en/of media contributions aan hetzelfde press/media record koppelen en aan het geheel een soort van ‘samenvattende beschrijving’ geven.In de praktijk zal het echter vaak voorkomen dat er maar één media contribution is, bijvoorbeeld wanneer je als gast voor een tv-uitzending geïnterviewd bent. In die gevallen kun volstaan de titel of omschrijving van de vastgelegde media bijdrage te herhalen in het subject veld.

Media type

Hiermee kan het ‘media type’ worden vastgelegd. Onder media wordt verstaan: kranten & weekbladen (press), radio, televisie en online media. Voor online media is het zinvol als criterium te hanteren of het medium een redactie heeft vergelijkbaar met die van een krant of radio- of tv-programma.

Persons and affiliations


Hier gaat het om de onderzoeker(s) die in het artikel worden besproken, of een bijdrage hebben geleverd. De auteur van het artikel wordt vastgelegd onder ‘producer/author’:


id: [return_post_id]

Rapporteren

De rapportfunctionaliteit in Pure vormt de basis voor de (kwantitatieve) onderzoeksverantwoording van de KNAW. Daarnaast spelen rapporten een belangrijke rol in het onderhouden van de gegevenskwaliteit in Pure. Een Pure-beheerder moet dit daarom simpleweg ‘in de vingers’ hebben. Het maken van een goed (kloppend) rapport is echter niet gemakkelijk en de leercurve is aanzienlijk.

Wat het compliceert is dat Elsevier bezig is met de ontwikkeling van een nieuwe rapportmodule. De vraag kan gesteld worden of het nog wel zinvol is om je te verdiepen in het maken van een rapport met de ‘oude’ module. Dat is niet zo eenvoudig te beantwoorden, maar ongeacht de manier waarop Elsevier de nieuwe rapportmodule vormgeeft, zal de essentie van het rapporten (in Pure) hetzelfde blijven: Een rapport dient om een vraag te beantwoorden. Bijvoorbeeld: ‘Welk percentage van het aantal publicaties is open access?’ Bij elke rapportagevraag moet worden uitgezocht welke informatie je nodig hebt om deze vraag adequaat te beantwoorden.

Hoewel de uitwerking van de rapportmodule van Pure zal veranderen, is het voor de begripsvorming (‘hoe rapporten werken’) nuttig om je informatie/verantwoordingsvragen uit te kunnen werken in een rapport, ook als dit nog in de ‘oude’ rapportmodule is. De toegevoegde waarde van Pure zit hem primair in de rapportages die je met Pure kunt maken.
id: [return_post_id]

Elk rapport begint met een selectie van gegevens. Een aantal van deze ‘entiteiten’ komen in principe in elk rapport terug:

  1. Om wat voor ‘content type(s)’ gaat het (bijvoorbeeld: tijdschriftartikelen, lezingen, lidmaatschappen, prijzen, personen)
  2. Voor welk instituut of organisatie-eenheid wordt er een rapport gemaakt?
  3. Over welke periode wil je de gegevens hebben?

Een laatste criterium dat in elk rapport zou moeten zitten is kwalitatief: de selectie van gegevens moet gevalideerd zijn (‘validated‘ of ‘approved‘). Validatie gaat niet alleen om de vraag of de gegevens wel juist zijn ingevoerd, maar ook of de gegevens compleet zijn ingevoerd. Onvolledige gegevens geven onbetrouwbare rapporten.
id: [return_post_id]

Je start een nieuw rapport door op het plus teken achter de ‘Report definitions’ te klikken.

Choose content type

Elk rapport begint met de keuze voor een content type: Research Output, Activities, Prize/recognition, etc.

  

Achter drie van de content types staat de letter ‘C’. De ‘C’ staat voor ‘combined report‘.

Choose report type

Nadat je een content type hebt gekozen, moet je aangeven wat voor soort rapport je wil maken. Voor nu kiezen we voor het meest gangbare rapport, de ‘tabel (analyse)’. Zie voor verdere toelichting op de verschillende rapport types.

Hoe maakt Pure een selectie op organisatiedeel?

Standaard heeft pure al een selectie gemaakt van de organisatiedelen waarvoor je geauoriseerd bent. In dit voorbeeld is dat het NIOO. Pure selecteert het hiërarchisch hoogste organisatiedeel inclusief alle onderliggende organisatiedelen. Als je geen onderliggende afdelingen hebt waarover je apart wil kunnen rapporteren, dan is dat prima. Maar als je dat wel wilt, kun je beter zelf een selectie maken.
id: [return_post_id]

Open in een nieuw venster

Van de leverancier van Pure (Elsevier) zijn de volgende (video)instructies beschikbaar:

Daarnaast is er een rapportage handleiding beschikbaar gesteld door Elsevier.
id: [return_post_id]

id: [return_post_id]