‘Validated’ is de afsluitende ‘Workflow status’ in Pure voor publicaties. Activiteiten, prijzen, mediabijdragen, grants en projecten worden niet gevalideerd maar ‘goedgekeurd’ (approved). Maar in principe komt het op hetzelfde neer. Validated wil zeggen dat iemand binnen het instituut gecontroleerd heeft of het record correct is vastgelegd.
De lastigheid bij het valideren, is dat je enige ‘feeling‘ moet hebben met wat ‘de juiste manier’ is om outputs en activiteiten vast te leggen. Hiervoor is het nodig dat er duidelijke uniforme definities worden gehanteerd in Pure, maar ook dat er uniforme definities worden gebruikt voor de wetenschappelijke indicatoren die al dan niet door de instituten worden gebruikt bij de onderzoeksverantwoording.
Praktisch gezien zijn er dus twee vragen van belang bij de validatie:
- Is het resultaat correct geclassificeerd; staat het onder het juiste type?
- Zijn de gegevens bibliografisch correct (bibliografisch naspeurbaar) en compleet?
Validatie is ook van belang voor de online zichtbaarheid van de output en activiteiten. Resultaten die niet gevalideerd zijn worden ook niet op het Pure portal getoond en niet door NARCIS en andere online services (OpenAire, Google Scholar) overgenomen.
Het validatieproces in Pure is primair bedoeld als instrument om de geregistreerde outputs een ‘stempel van goedkeuring’ van het instituut te geven. Voor de jaarlijkse onderzoeksverantwoording worden alleen records in aanmerking genomen die de status ‘Validated’ hebben. De status bepaalt dus of het record bij de jaarlijkse onderzoeksverantwoording wordt meegeteld.
Aangenomen is dat degene die valideert hiertoe is gemandateerd door de directie van zijn instituut. In de praktijk is het vaak de Pure-beheerder van het instituut die de records valideert. Om die reden is het zeer wenselijk dat er binnen het instituut duidelijk is afgestemd op basis van welke criteria resultaten gewogen worden. In elk geval moet het duidelijk zijn hoe de in Pure gebruikte classificaties en types vertaald worden naar de wetenschappelijke indicatoren die bij de onderzoeksverantwoording (PBO) worden gebruikt. Voor een goede borging van de kwaliteit van de onderzoeksgegevens in Pure is het van groot belang dat de directie van het instituut met regelmaat overlegt met de Pure beheerder over de registratie, controle en validatie van de gegevens.
Voor een beheerder blijft het altijd mogelijk een resultaat ook na de validatie nog aan te passen, maar als een publicatie eenmaal is meegeteld bij een beoordeling betekent elke aanpassing dat de gerapporteerde aantallen mogelijk niet meer kloppen.
Aanpassingen in de volgende gegevens hebben impact op de verantwoordingscijfers:
-
- Het template of type (van de output/activiteit/prijs/mediabijdrage)
- De classificatie (academic/societal)
- Het publicatiejaar
- De publicatiestatus (submitted/accepted/ahead of print/published)
- De auteurs, hun affiliaties en rollen
- De zichtbaarheidstatus
- Aanpassingen in de toegevoegde ‘electronic version(s)’ (heeft impact op de Open Access telling)
Wanneer een auteur/onderzoeker een gevalideerd publicatie- of activiteitsrecord aanpast, wordt het record voor ‘hervalidatie’ (re-validation) bij de beheerder aangeboden. De aanpassing is dan pas definitief als de beheerder de aanpassing accordeert (‘valideert’).